Bài viết này, mình sẽ chia sẻ cho mọi người cách tạo Drop Down List trong Excel (hay còn gọi là danh sách thả xuống) một cách nhanh chóng và đơn giản nhất. Với Drop list trong Excel bạn có thể tạo nhanh một danh sách dữ liệu mà không cần phải nhập lại để tránh việc sai sót trong quá trình nhập dữ liệu.
Drop Down List là gì? Khi nào nên sử dụng.
Drop Down List có thể hiểu đơn giản là một danh sách thả xuống - 1 kiểu định dạng dữ liệu rất tiện lợi và được sử dụng nhiều trong Excel để đáp ứng cho một số nhu cầu như:
- Điền các danh mục (tài liệu như sách, truyện, truyện kinh dị,...), các phòng ban (phòng Marketing, phòng kinh doanh,...), các ngành nghề (công nhân, kỹ sư,...) hoặc nhiều dạng tương tự.
- Đối với dữ liệu sử dụng lặp lại nhiều lần, nó giúp bạn chọn dữ liệu nhanh và Tiết kiệm thời gian nhập lại dữ liệu.
- Bên cạnh đó nó còn hạn chế việc nhập liệu sai, tránh sai lệch dữ liệu.
Cách tạo Drop Down List trong Excel
Cách tạo Drop Down List khi có sẵn dữ liệu trong bảng tính
Bước 1: Chọn ô, vùng cần tạo Drop List rồi bạn chọn thẻ Data > Chọn Data Validation (minh họa như hình bên dưới). Nếu bạn không thấy công cụ này thì có thể tìm trong ô tìm kiếm.
Bước 2: Chọn tab Settings > Trong mục Allow chọn List. Tại mục Sources > Chọn vùng dữ liệu có sẵn đã được tạo trong trang tính (ngoài trang tính thì bạn nhấn sang trang tính đó rồi chọn vùng dữ liệu) sau đó nhấn OK để tạo Drop List trong Excel.
Dưới đây là hình ảnh Drop down list sau khi tạo thành
Cách tạo Drop Down List bằng cách tự nhập
Cách làm này cũn khá tương tự cách làm ở trên.
Bước 1: Chọn ô, vùng cần tạo Drop List rồi chọn thẻ Data > Chọn Data Validation.
Bước 2: Chọn tab Settings > Trong mục Allow chọn List. Đi đến mục Sources bạn nhập tên các thành phần cần tạo list, các thành phần này ngăn cách nhau bằng dấu phẩy sau đó Nhấn OK để tạo Drop List trong Excel.
Cách copy một Drop Down List trong Excel
Để sao chép một Drop Down List bạn làm theo các bước sau:
Bước 1: Chọn ô, vùng đã được tạo Drop down List ròi sau đó nhấn chuột phải chọn Copy (hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl + C).
Bước 2: Chọn ô, vùng mà bạn muốn dán Drop List rồi Nhấn chuột phải và chọn Paste Special
Bước 3: Hộp thoại mới hiện lên, tại mục Paste chọn Validation > Nhấn OK.
Như vậy là bạn đã sao chép một Drop Down List thành công rồi nha! Bên dưới là hình minh họa
Cách xóa Drop Down List trong Excel
Để xóa một Drop Down List bạn làm theo các bước sau:
Bước 1: Chọn ô, vùng đã tạo Drop List trước đó.
Bước 2: Bạn chọn thẻ Data > Chọn Data Validation > Chọn Clear All > Nhấn OK.
Như vậy là bạn đã xóa một Drop Down List thành công rồi nha!
Một số tip cho mọi người.
- Đối với cách tạo drop down list bằng danh sách có trước, rất có thể sau này danh sách đó của bạn cập nhật thêm một số nội dung nên khi lấy vùng source bạn có thể lấy rộng thêm một chút để sau này đỡ tốn công sửa hoặc tạo lại.
- Khi nhập ô hay vùng dữ liệu trong mục Source bạn nên click chuột vào mũi tên để chọn vùng không nên gõ tay để cố định vị trí cũng như tránh nhập sai.
- Khi nhập các mục cho danh sách, bạn cần nhập theo thứ tự mà bạn muốn dữ liệu hiển thị trong danh sách thả xuống.
TỔNG KẾT LẠI
Bài viết này mình đã cùng các bạn tìm hiểu về cách tạo drop down list trong Excel cùng một số thao tác như sao chép, xóa bỏ drop down list. Hi vọng bài viết này sẽ hữu ích nhiều với các bạn.
